Tworzenie i edycja dokumentów, do których dostęp mają wszyscy lub wybrani współpracownicy, udostępnianie plików online bez konieczności przesyłania ich mailem, sprawne planowanie zadań czy wygodna komunikacja. Wszystko to jest możliwe dzięki prostym w obsłudze i łatwo dostępnym narzędziom. Poniżej znajdziesz listę najbardziej popularnych i naszym zdaniem najbardziej funkcjonalnych programów.
Narzędzia do tworzenia i edycji dokumentów online
Żeby nie przesyłać sobie wiele razy jednego dokumentu w różnych wersjach, móc edytować tabele, raporty, zestawienia, grafiki czy plany zadań, wystarczy wykorzystać narzędzia online do edycji dokumentów. Dzięki nim każdy użytkownik, któremu nadasz dostęp, będzie mógł pracować na tym samym pliku, co pozostali. Oczywiście w przypadku niektórych programów (np. Google Docs) możesz zablokować możliwość edycji pliku, żeby nikt nie zrobił w nim bałaganu. Najpopularniejsze programy do tworzenia i edycji dokumentów online to:
- Dokumenty, arkusze, prezentacje Google na Google Drive,
- G Suite – płatny pakiet do pracy online od Google (więcej na G Siut znajdziesz w poprzednim wpisie na temat narzędzi usprawniających pracę online, „Narzędzia do komunikacji”),
- Office Online – usługi w chmurze pakietu Microsoft.
Narzędzia do synchronizacji i udostępniania plików
Jeśli chcesz, by każdy członek zespołu miał dostęp do aktualnych wersji różnych dokumentów, zamiast przesyłać między sobą pliki (i zapychać skrzynkę), udostępnij je w chmurze, czyli na wirtualnych dyskach. Możesz korzystać zarówno z darmowych wersji tych narzędzi, które w wielu przypadkach zdecydowanie wystarcza do codziennej pracy, lub wykupić rozszerzoną wersję. Polecamy przede wszystkim następujące dyski:
- Dysk Google – wraz z założeniem konta Google dostajesz bezpłatnie 15 GB miejsca na dane. Możesz też kupić więcej miejsca na dysku lub przejść do Google One,
- Dropbox – jeden z najpopularniejszych wirtualnych dysków. Możesz skorzystać z darmowej wersji lub przejść na wyższe, płatne pakiety. Masz do wyboru wersje dla osób prywatnych i pakiety biznesowe, dla zespołów.
- hubiC – mniej popularny niż poprzednie, ale za darmo korzystasz z 25 g przestrzeni dyskowej. Możesz zwiększyć pakiet do 100 GB za 10$ rocznie lub do 1 TB za 50$ rocznie.
Narzędzia do planowania zadań
Egzekwowanie zadań od członków zespołu bywa niełatwe, a czasem i samemu można pogubić się w natłoku obowiązków. By zapanować nad pojedynczymi zadaniami i całymi projektami, a także skutecznie planować pracę, skorzystaj z wybranych programów do planowania, takich jak:
- Trello – to swego rodzaju wirtualna tablica korkowa. Na każdej tablicy możesz umieścić informacje czy przypisać zadania określonym osobom. Dzięki Trello możesz kontrolować wiele projektów jednocześnie, a także dołączać pliki z Google Drive czy Dropboxa, komentować prace innych i przesyłać zdjęcia oraz wideo.
- Evernote – sprawdza się doskonale do robienia notatek, tworzenia list, tabel, przechowywania plików. Dzięki Evernote możesz dzielić się notatkami, przesyłając linki do innych (nawet tych, z którzy z Evernote nie korzystają),
- Asana – jedno z najpopularniejszych narzędzi. Służy do organizacji i planowania projektów, kontrolowania i podziału zadań, tworzenia notatek i dodawania komentarzy. Możesz korzystać z wbudowanego kalendarza, a nawet zsynchronizować program z Google Calender. Asana to bardzo rozbudowane narzędzie, któ®e daje wiele możliwości.
Oprócz wymienionych narzędzi, mogą przydać Ci się także aplikacje, takie jak TeamViewer oraz UltraVNC. Umożliwiają one zdalny dostęp do komputerów i urządzeń mobilnych. Dzięki temu można łatwo rozwiązać np. niektóre problemy techniczne, bez konieczności osobistej interwencji.
Śledź nasz blog i bądź na bieżąco z nowinkami z technologicznego świata. Zapraszamy!
